Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис. 15.12.
Рис. 15.12. Потоки отчетов в организации
Исходная информация для отчетности - данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.
На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (табл. 15.6), распределении бюджетных средств по счетам затрат (табл. 15.7) и т.д.
На стадии контроля , как правило, собираются стоимостные данные: о трудозатратах, материалах, других прямых издержках, перерасходе денежных средств.
Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.
Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы - основные показатели, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно такие отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.
Алгоритм процессов контроля за затратами по проекту представлен на рис. 15.13.
Резюме. Стоимость проекта - один из основных управляемых параметров проекта и в то же время один из главных ограничителей.
Управление стоимостью (затратами) проекта включает следующие процессы:
Ø оценку стоимости проекта;
Ø Бюджетирование проекта, т.е. установление целевых показателей затрат на его реализацию;
Ø контроль стоимости (затрат) проекта, постоянную оценку фактических затрат, сравнение с ранее запланированными в бюджете и выработку мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.
Основной документ, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, - бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет - это документ, определяющий ресурсные ограничения проекта, и потому при управлении стоимостью на первый план выходит его затратная составляющая, которую принято называть сметой проекта.
Контрольные вопросы и задания
1. Чем определяется стоимость проекта?
2. Дайте определение понятию «бюджет проекта».
3. Дайте определение понятию «смета проекта».
4. Какие виды оценок стоимости проекта Вы знаете? Укажите, на каких стадиях они применяются.
5. Какими ресурсами определяется стоимость проекта?
6. Можете ли Вы назвать этапы оценки затрат проекта?
7. Что означает понятие «Бюджетирование»?
8. От чего зависит форма представления бюджетов?
9. Какие типы бюджетов в зависимости от стадии жизненного цикла проекта Вы знаете?
10.Чем различаются традиционный метод контроля и метод освоенного объема?
11. В чем состоит сущность прогнозирования затрат?
12.В чем состоит цель составления и представления отчетности?
13. Проанализируйте ситуацию.
Крупная московская фирма по производству и продаже ликероводочных изделий инициировала проект автоматизации документооборота, который подразумевал проектирование, разработку и внедрение интранетсети. В качестве заказчика проекта выступил сама фирма, а в качестве генерального подрядчика - консалтинговая фирма, специализирующаяся на предоставлении услуг в области современных информационных технологий. При этом консалтинговая фирма взяла на себя обязательства самостоятельно спроектировать всю систему документооборота и создать ее силами субподрядной софтверной фирмы.
На стадии переговоров были определены объемы, сроки и стоимость проекта, которая являлась оплатой услуг консалтинговой фирмы. При этом оплата услуг консалтинговой фирмы зависела от конкретных результатов - создания системы документооборота в оговоренные сроки. Из общей стоимости проекта часть денежных средств шла на оплату работы софтверной фирмы, причем работа программистов оценивалась в зависимости от затраченного времени, т.е. с использованием повременной системы оплаты труда.
Рис. 15.13. Блок-схема контроля затрат по проекту и одобрение
После окончания первых двух этапов проекта оказалось, что консалтинговая фирма выполнила работы только по первому этапу и соответственно получила оплату результатов только по этому этапу, но софтверной фирме заплатила уже за два этапа, т.е. за все время работы программистов. Руководитель проекта со стороны консалтинговой фирмы рассчитал показатели контроля стоимости и доложил результаты руководству. Руководство консалтинговой фирмы обнаружило, что данный проект с точки зрения их фирмы абсолютно нерентабелен. На совещании, посвященном обсуждению сложившейся ситуации, было принято решение обратиться к заказчику с предложением пересмотреть условия договора ввиду серьезного увеличения объемов работ и усложнения условий их реализации.
Вопросы для анализа
1. На основе каких показателей руководитель проекта мог бы выявить ошибки в управлении стоимостью?
2. Какие ошибки были допущены в управлении стоимостью со стороны консалтинговой фирмы?
3. Как Вы оцениваете решение, принятое на совещании?
4. Какое решение было бы более целесообразно, по Вашему мнению?
Литература
1. Ардзинов В.Д. Ценообразование и составление смет в строительстве. СПб.: Питер, 2006.
2. Дорожкин В.Р. Ценообразование и управление стоимостью в строительстве. Воронеж, 2003.
3. Синянский И.А. Проектносметное дело: учебник для студ.сред. проф. образования. М.: Академия, 2005.
4. Управление проектами: справ. пособие/под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. М.: Высшая школа, 2001.
5. Максимов С.М. Основы предпринимательской деятельности на рынке недвижимости: учебник. СПб: Питер, 2000.
6. Шеремет В.В., Павлюченко В.М., Шапиро В.Д. и др. Управление инвестициями: в 2 т. Т.1. М.: Высшая школа, 1998.
7. Управление инвестиционностроительными проектами: международный подход. Руководство/под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. М.: Авваллон, 2004.
8. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: учеб. пособие. М.: ОмегаЛ, 2006.
9. Инвестиционностроительный инжиниринг: справ. пособие/ под ред. проф. И.И. Мазура и проф. В.Д. Шапиро. М.: ЕЛИМА, 2007.
Тема 10. Управление работами по проекту. Лек. 13 .
Основные понятия.
Цель, задачи, содержание проекта.
Взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ.
Методы управления содержанием работ.
Структура и объемы работ.
Формы контроля производительности труда.
После выбора центров затрат по каждому из них составляется смета затрат. В смету включаются только те затраты, которые непосредственно контролируются исполнителем или другим ответственным за расходы.
Для организации контроля затрат по каждому центру важное значение имеет учет фактических расходов по каждому центру. Для этого на каждый центр затрат, как правило, открывается отдельный аналитический счет по учету затрат на производство, каждому центру присваивается определенный номер (шифр затрат).
Прямые расходы учитываются по центрам затрат на основании первичных документов, в которых проставляются шифры затрат. Косвенные расходы по центрам целятся на два вида: непосредственно относящиеся к данному центру затрат; распределяемые из других центров затрат.
Некоторые организации на затраты центра относят только те накладные расходы, которые возникают в данном центре. Ставка накладных расходов по таким центрам определяется делением суммы накладных расходов на объем продукции (работ, услуг) данного центра, который может быть выражен в единицах изделий, их стоимости, в человеке- или машино-часах, прямой заработной плате. Остальные накладные расходы в таких организациях распределяются по соответствующим ставкам, минуя центры затрат.
В организациях, распределяющих накладные расходы обоих видов, применятся ставки
распределения накладных расходов по видам накладных расходов.
Эффективность функционирования центров затрат во многом зависит от содержания отчетов по центрам затрат. Основными принципами этой отчетности являются: включение в отчет только контролируемых расходов; укрупнение показателей отчетности по центрам по мере восхождения от низшего уровня управления к высшему; наличие в отчетности информации об отклонениях, позволяющей реализовать принцип управления по отклонениям.
Сущность принципа управления по отклонениям заключается в предположении, что менеджеру более высокого уровня управления нет необходимости оперативно контролировать отдельные расходы и доходы центров ответственности низших уровней управления, если их величины существенно не отличаются от заданных. Если же отклонения по расходам и доходам существенны (обычно более 5 %), то менеджерам более высокого уровня управления предоставляется дополнительная информация, объясняющая возникшие отклонения в соответствующем центре ответственности. На основе дополнительной информации менеджер принимает решения в пределах своих полномочий или представляет соответствующую информацию вышестоящему руководителю.
Пример составления отчетов центрами затрат различных уровней приведен в табл. 8.2.
В приведенных отчетах сопоставляются фактические затраты с расходами по смете и рассчитываются отклонения по затратам. Для установлении динамики отклонений по месяцам в табл. 8.2 приведены данные по отклонениям с начала года. Например, по прочим расходам в отделении № I за текущий месяц допущен перерасход в размере 0,5 тыс. руб. Однако с начала года по этой статье получена экономия в сумме 0,3 тыс. руб., поэтому перерасход отчетного месяца может быть оправданным.
При оценке отклонений по отдельным затратам особое внимание следует обратить не непроизводительные расходы цехов и организации в целом, состоящие из потерь от простоев, недостач и порчи материальных ценностей, потерь от брака и др. Непроизводительные расходы в смете не отражаются.
При составлении отчета об исполнении сметы затрат по организации в целом следует иметь в виду, что для руководителя организации и его заместителя по экономике все затраты являются контролируемыми. Поэтому в отчете об исполнении сметы расходов по организации приводятся данные об общехозяйственных расходах, получаемых по данным бухгалтерского финансового учета. />При определении центров затрат, порядка учета затрат по ним, содержания отчетов об исполнении сметы различных уровней и оценке отклонений от сметы целесообразно использовать отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, а также отраслевые методические указания по анализу хозяйственной деятельности организации. Отчетность по центрам прибыли
Центрами прибыли могут быть цехи, производства, отделы сбыта (маркетинга) и другие подразделения организации, руководители которых являются ответственными и обладают полномочиями как по затратам, так и по доходам. В качестве центра прибыли выступает также организация в целом. Отчетным документом по затратам центра прибыли являются рассмотренные ранее отчеты об исполнении сметы центров затрат высших уровней (обычно начиная с цехового уровня).
Основным же отчетным документом центра прибыли является отчет о прибыли. Содержание этого отчета зависит от включаемых в отчет показателей прибыли - валовой, от продаж, до налогообложения, от обычной деятельности, чистой или маржинального дохода.
Если центр прибыли отчитывается по валовой прибыли, то в отчете отражается стоимость произведенной продукции (работ, услуг), затраты на производство продукции данного центра, составляющие ее производственную себестоимость, и исчисляемая величина
валовой прибыли. Отчет может составляться по форме, приведенной в табл. 8.3. Таблица 8.3
Отчет центра по прибыли за месяц (тыс. руб.)
| № п/п | Показатели | По смете (плану) | Фактически | Отклонения {+,-) |
|
| за месяц | с начала года |
||||
| Отчет по валовой прибыли |
|||||
| 1 | Стоимость продукции (работ, услуг) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | | 600 | 700 | + 100 | + 150 |
| 3 | Валовая прибыль (стр. 1 - стр. 2) | 400 | SOO | + 100 | + 150 |
| Отчет по прибыли от продаж |
|||||
| 1 | Выручка от продажи (нетто} | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | Производственная себестоимость | 600 | 700 | + 100 | +1SO |
| 3 | Расходы на продажу | Б0 | 60 | +10 | +30 |
| 4 | Общехозяйственные расходы | 150 | 160 | + 10 | +20 |
| Б | | аоо | 920 | + 120 | +200 |
| 6 | Прибыль от продаж (стр. 1 - стр. 5} | 200 | 290 | +ао | + 100 |
| Отчет по прибыли от обычной деятельности |
|||||
| 1 | Выручка от продажи (нетто) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | Производственная себестоимость | 600 | 700 | + 100 | +1SO |
| 3 | Расходы на продажу | БО | 60 | +10 | +30 |
| 4 | Общехозяйственные расходы | 1Б0 | 160 | +10 | +20 |
| Б | Полная себестоимость проданной продукции [стр. 2 -I- стр. 3 + стр. 4) | 800 | 920 | + 120 | +200 |
| 6 | Приб ыль от п родаж (стр. I - стр. Б) | 200 | 280 | +ао | +100 |
| 7 | Прочие доходы | 100 | 120 | +20 | +30 |
| а | Прочие расходы | ао | 100 | +20 | + IS |
При составлении отчета по валовой прибыли следует учитывать, что в соответствии с принятой учетной политикой организации могут включать общехозяйственные расходы в состав производственной себестоимости или списывать их на счет 90 «Продажи». В первом случае показатель производственной себестоимости в отчете определяется с учетом общехозяйственных расходов, а во втором случае - без указанных расходов. Общехозяйственные расходы во втором случае будут учтены при составлении отчета по прибыли от продаж.
Если центр прибыли отчитывается по прибыли от продаж, то в отчете приводятся дополнительно данные о расходах на продажу продукции (работ, услуг) и соответствующей части общехозяйственных расходов (если они не включаются в производственную себестоимость), позволяющие исчислить полную себестоимость проданной продукции (работ, услуг) и прибыль от продаж.
При составлении отчета по прибыли от обычной деятельности в отчет включаются данные о прочих доходах и расходах и сумме налога на прибыль.
Сумма прибыли до налогообложения определяется путем прибавления к прибыли от продаж прочих доходов и вычитания из полученной суммы прочих расходов.
Чистая прибыль или убыток определяется путем вычитания из суммы
налогооблагаемой прибыли суммы налога на прибыль.
Состав прочих доходов и расходов определен ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99.
В финансовом учете прочие доходы и расходы отражаются на синтетическом счете 91.
Аналитический учет по счету 91 ведется по каждому виду доходов и расходов. При этом построение аналитического учета по прочим доходам и расходам, относящимся к одной и той же финансовой хозяйственной операции, должно обеспечивать возможность выявления финансового результата по каждой операции.
При решении вопроса о целесообразности включения прочих доходов и расходов в отчет по прибыли нужно иметь в виду, что лишь небольшая часть указанных доходов и расходов имеет прямое отношение к центрам прибыли и может быть отнесена на них прямым путем.
Основная часть прочих доходов и расходов носит централизованный характер и распределяется по центрам прибыли косвенными способами. При неудачно выбранной базе распределения таких прочих доходов и расходов они могут существенно исказить показатели прибыли соответствующих центров.
Вместе с тем включение в отчетность центров прибыли неконтролируемых менеджерами центров прочих доходов и расходов может иметь и положительное значение, поскольку у них возникает заинтересованность в оценке обоснованности прочих расходов.
В качестве одного из вариантов составления отчета по центру прибыли можно рекомендовать составление указанного отчета с включением в него только тех прочих доходов и расходов, которые имеют непосредственное отношение к соответствующему центру.
По данным проведенного в 1981 г. исследования, 85 % изученных американских компаний распределяли некоторые прочие расходы по центрам прибыли. По результатам исследования 1989 г. выявлено, что из 100 транснациональных корпораций 30,5 % распределяли административные затраты штаб-квартир; 29,5 % - проценты по
задолженности и 16,2 % - налоги на прибыль.
Центры прибыли вместо отчета о прибыли могут составлять отчеты о маржинальном доходе.
Маржинальный доход определяется путем вычитания из выручки от продаж продукции (работ, услуг) переменных расходов, связанных с производством и продажами продукции. Разница между маржинальным доходом и постоянными расходами называется остаточным доходом. При этом остаточный доход целесообразно исчислять с учетом и прямых, и косвенных постоянных расходов.
Деление постоянных расходов на прямые и косвенные осуществляется в зависимости от конкретных условий производственного процесса.
Например, если оборудование используется только для производства определенного вида продукции, то все расходы на обслуживание этого оборудования являются прямыми расходами - заработная плата рабочих, обслуживающих оборудование, сумма амортизации по оборудованию, сумма арендных платежей по нему и т. п.
К косвенным постоянным расходам относятся такие затраты, которые распределяются между видами продукции (работ, услуг) только расчетным путем, - расходы на содержание администрации, суммы амортизации зданий и т. п.
Пример составления отчета о маржинальном доходе приведен в табл. 8.4:
Таблица 8.4
Отчет центра прибыли о маржинальном доходе за месяц (тыс. руб.)
| № п/п | Показатели | По смете {плану} | | Отклонения(+, -) |
|
| Фактически | за месяц | в начала года |
|||
| 1 | Выручка от продажи (нетто) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
| 2 | Переменные расходы | 500 | 600 | + 100 | +200 |
| 3 | Маржинальный доход (стр. 1 - стр. 2) | 500 | 600 | + 100 | + too |
| 4 | Прямые постоянные расходы | 200 | 210 | + 10 | +20 |
| S | Остаточный доход до косвенных расходов | 300 | 390 | +90 | +90 |
| 6 | Косвенные постоянные расходы | 100 | HO | + 10 | +20 |
| 7 | Остаточный доход с учетом косвенный расходов (прибыль от производства) (стр. Б - стр. 6) | 200 | 280 | +60 | +60 |
Остаточный доход от косвенных расходов, как правило, позволяет более точно оценить деятельность центра прибыли по сравнению с показателем прибыли от производства, поскольку этот показатель не содержит неточностей, которые возникают при распределении косвенных расходов.
Отчет о маржинальном доходе можно дополнить показателями доходов и расходов, на основании которых возможно определить чистый доход центра прибыли.
В целом по организации отчет о прибыли за отчетный месяц целесообразно составлять по форме отчета по прибыли в составе бухгалтерской (финансовой) отчетности с включением в отчет показателей по смете и отклонений за месяц и с начала года (табл. 8.5):
Таблица 8.5
Отчет о прибылях и убытках за 20 г.
| 4 | Расходы на продажу | 50 | ?0 | +10 | +30 |
| 5 | Общехозяйственные расходы | 150 | 160 | + 10 | +20 |
| S | Полная себестоимость проданной продукции (стр. 2 + стр. 4+ стр. 5) | еоо | 920 | + 120 | +200 |
| 7 | Прибыль (убыток) от продаж (стр. I - стр. 6) | 200 | 2S0 | +30 | +100 |
| 8 | Прочие доходы | 50 | 70 | + 10 | +20 |
| 9 | Прочие расходы | 40 | 50 | + 10 | + 15 |
| 10 | Прибыль (убыток) до налогообложения (стр. 7 + стр. 9 - стр. 9) | 220 | 300 | +30 | +115 |
| 11 | Налог на прибыль | 44 | 50 | +15 | 23 |
| 12 | Ч и стая прибыль (стр. 10 - стр. 11} | 175 | 240 | +64 | 92 |
Очень часто руководитель предприятия отказывается ждать, когда ему будет предоставлен отчет по предприятию в установленные сроки сдачи месячной отчетности.
И руководителя можно понять: на многих предприятиях отчет о финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период будет готов не ранее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, а информация для принятия управленческих решений нужна гораздо быстрее, чем вышеуказанные сроки. Как правило, она нужна по состоянию «сегодня на вчера».
С отчетами в натуральных показателях нет никаких проблем, есть фактические данные по производству, либо продажам и такую информацию довольно просто поместить в какую-то отчетную форму.
А вот данные о расходах по объектам незавершенного производства, либо данные о постоянных затратах по видам затрат подать в отчете созданному по методу начисления по состоянию «сегодня на вчера» нереально.
Так как же решить эту проблему?
Первое
, что нужно: понять и принять – это то, что основная тройка отчетности ( , ), составляемая по методу начисления, не может быть подана в такие сроки. Для этого есть масса причин, перечислять которые не вижу никакой необходимости.
Второе
, допустить, что оперативная отчетность будет отличаться от данных отчета, поданного в сроки, принятые бухгалтерией. В этом тоже нет никакой проблемы, так как для нужд быстрого принятия решений бухгалтерская точность цифр как правило не нужна.
Третье
, создать оперативные отчеты не по методу начисления, а по кассовому методу. То есть на основании данных по счету «Расчетный счет» и «Касса». Ведь все затраты предприятия на самом деле «засветились» именно на этих двух счетах (за исключением тех расходов, которые были произведены без оплаты), просто бухгалтерия не признает их произведенными пока не получит документы о поставке товара на ваше предприятие, либо документов о выполнении работ для вашего предприятия.
Проблема решена?
Нет. Если решите создавать отчеты по кассовому методу на основании данных по расчетному счету и кассе, вы столкнетесь с методологической проблемой: дело в том, что ваша учетная база создана так, чтобы структурировать информацию о финансово-хозяйственных операциях, произошедших на предприятии по методу начисления.
Метод начисления – при данном методе учета все операции по предприятию учитываются не по оплате, а по произведенному действию. То есть, когда вы оплачиваете какие-то услуги подрядчика, то это ещё не расход, который ляжет на незавершенное производство по конкретному объекту, расходом он станет только при подписании акта выполненных работ. Если речь о покупке материалов, то они расходами будут становиться либо в момент подписания акта выполненных работ с Заказчиком, либо по закрытию специального документа «процентовок», по которому списываются произведенные затраты на определенный объект учета.
Ваш бухгалтер наотрез откажется переводить систему учета с метода начисления на кассовый метод. Причем откажется категорически вплоть до увольнения. И будет совершенно прав кстати. Этого нельзя делать, ибо кассовый метод не подходит для корректного ведения бухгалтерии.
Ну а в учете работающему по методу начисления вы не сможете собрать расходы в разрезе объектов незавершенного производства и видов постоянных затрат по кассовому методу. То есть имеем полный методологический тупик.
Но есть вариант решения данной проблемы.
Необходимые нам отчеты можно составить, используя имеющуюся базу учета без перевода её (этой базы) на кассовый метод.
Для этого необходимо, чтобы в каждой операции по расчетному счету или по кассе стояли метки, благодаря которым можно будет составлять тот отчет, который нам нужен. Эти метки позволят нам структурировать данные непосредственно в специальном отчете о движении денежных средств в разрезе объектов незавершенного производства и видов затрат.
Чтобы во всех денежных операциях появились эти метки, необходимо во всех платежных документах сделать два дополнительных окошка. Назовем их «Объект»
и «Вид затрат»
. Названия условны, но для наших нужд вполне подойдет.
В окошко «Объекты»
будут вноситься те объекты для которого производится данный вид затрат. Под объектами в данном случае мы понимаем аналитику счета «Незавершенное производство» где отражаются объекты производства или строительства. Если производимая затрата не относится ни к одному объекту незавершенного производства, то в таком случае в окошке «Объекты»
мы пишем «Административные расходы».
К меткам «Объекты»
мы можем добавить несколько меток для расходов, не относящихся незавершенному производству, например: «Общепроизводственные расходы», «Расходы на сбыт», «Административные расходы». А можем оставить только одну метку и как она будет называться не важно. Решите это сами.
Метки «Вид затрат»
будут одинаковы как для объектов незавершенного производства, так и для затрат, не связанных с объектами. Например: метка «Зарплата» – данный вид затрат будет относиться как к объектам, так и к затратам с объектами не связанными. И такое свойство будет у многих меток из списка «Вид затрат»
. Составьте список этих меток и используйте только их. Это очень важно! Добавляйте новые виды затрат только в случае крайней необходимости.
Если вы решите составлять подобный отчет, то вам необходимо будет:
1. Составить список меток относящихся к окошку «Объекты» (это первый уровень меток), а также список меток относящихся к окошку «Вид затрат» (это второй уровень меток).
2. Дать задание программисту доработать вашу учетную программу. А именно:
2.1. добавить в платежные документы два окошка для меток.
2.2. составить отчет, который можно будет формировать за требуемый период (год, квартал, месяц, неделя, день) по всем объектам (метки первого уровня), либо по одному объекту (метка первого уровня), либо по одной конкретной затрате (метка второго уровня). Причем отчет можно сформировать как сгруппированный (отображены только виды затрат в разрезе объектов незавершенного производства), так и развернутый (под каждым видом затрат в хронологическом порядке отражены все платежные документы).
Пример отчета:
Табл. №2
Цветами показаны какие строки отчета к какой строке шапки таблицы относятся.
С помощью подобного отчета вы сможете подавать руководителю информацию о расходах по объектам незавершенного производства и по видам постоянных затрат сразу после разнесения информации по счетам «Расчетный счет» и «Касса». Причем информацию можно формировать как по всем объектам незавершенного производства и постоянным затратам за период, так и по одному объекту или по одному виду затрат (так как метки 2-го уровня фактически являются сквозными для всего отчета, вы можете выбрать все оплаты по зарплате как в объектах незавершенного производства, так и в постоянных затратах).
Какие есть особенности в работе бухгалтерии по обеспечению корректности данного отчета.
1. Для того, чтобы бухгалтер смог заполнить окошки в платежных документах метками первого и второго уровня необходимо, чтобы на каждом счете подписанным на оплату и на каждом кассовом ордере был указан объект, к которому относится данным платеж. Вид затраты бухгалтер определяет сам на основании назначения платежа. БЕЗ УКАЗАНИЯ ОБЪЕКТА БУХГАЛТЕР НЕ ИМЕЕТ ПРАВА ПРИНЯТЬ СЧЕТ К ОПЛАТЕ, ЛИБО ПРИНЯТЬ/ВЫДАТЬ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА ПО КАССОВОМУ ОРДЕРУ!
2. Если какой-то платеж относится к нескольким объектам, то на счете, поданном на оплату, должна быть указана разбивка общей суммы счета в разрезе объектов. Например: общая сумма счета 100 000 грн. Покупается арматура на три объекта незавершенного производства. Инициатор счета должен написать на счете что 30 000 грн – это на объект №1, 50 000 грн – это на объект №2, 20 000 грн – это на объект №3. Бухгалтер должен внести в учетную базу оплату по данному счету согласно указанной на счете разбивке.
3. Главный бухгалтер обязан следить за тем, чтобы все окошки для меток по каждой операции по расчетному счету и кассе были заполнены! И следить должен постоянно. В противном случае отчет будет формироваться не корректно.
4. Для проверки полноты внесения информации необходимо сверить итоговые суммы по отчету с оборотами денежных средств по расчетному счету и кассе в оборотно-сальдовой ведомости за соответствующий период. Эти суммы должны быть равны.
5. Ну и Вы должны понимать, что информацию о движении денежных средств по расчетному счету и кассе бухгалтера должны вносить каждый день, только такой порядок внесения обеспечит вам корректный отчет по состоянию «сегодня на вчера»
Какие есть недостатки у данного отчета.
Прежде всего то, что в данном отчете отражаются только те затраты, которые уже оплачены. Поэтому, если ваше предприятие получила 10 тонн арматуры, разбросало их по объектам закрыла акты выполненных работ и получила денежные средства от Заказчика, но не заплатила поставщику арматуры, то в этом отчете вы указанной затраты не увидите. Вы должны понимать, что это отчет о движении денежных средств по расчетному счету и кассе и ничего более.
Расходы, отнесенные в отчете меткой на конкретный объект незавершенного производства, в бухгалтерской базе учета по методу начисления может поменять назначение. К примеру: из арматуры, отнесенной на объект №2 в сумме 50 000 грн (см. выше пункт 2) по факту арматура на 10 000 грн была отправлена на объект №4. Таким образом, данные предоставленные в отчете будут являться неверными. Поэтому данный отчет не может быть окончательным для определения итогового финансового результата по отдельно взятому объекту незавершенного производства.
Этот отчет – есть способ получения быстрой информации для принятия своевременных управленческих решений, но итоговые данные по расходам для определения конечного финансового результата необходимо все ж таки делать по методу начисления.
– Отчет о доходах и расходах, Отчет о движении денежных средств, и Баланс. Можно сказать, что все эти отчеты - панель управления бизнесом.
Отчет о доходах и расходах
– это спидометр, который показывает, с какой скоростью движется бизнес, сколько прибыли вы заработали, насколько эффективно развивается компания.
Отчет о движении денежных средств
– это показатель топлива. Достаточно ли у вас средств, чтобы доехать туда, куда нужно.
Баланс
– это внутренний «компьютер» автомобиля, который проверяет все ли системы в порядке, все ли заданные соотношения выполняются.
Отчет о доходах и расходах – это главный операционный отчет, который показывает, сколько прибыли вы получили за период.
Структура отчета о доходах и расходах
У каждого предприятия своя структура отчета о доходах и расходах. Управленческая отчетность создается под каждую компанию и имеет свои уникальные особенности.
| Статья | Январь | Февраль | Март | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| план | факт | план | факт | план | факт | |
| 1. Выручка | ||||||
| 1.1. Выручка по товару 1 | ||||||
| 1.1. Выручка по товару 2 | ||||||
| 2. Прямая себестоимость | ||||||
| 2.1. Прямая себестоимость товара 1 | ||||||
| 2.2. Прямая себестоимость товара 2 | ||||||
| Маржинальная прибыль | ||||||
| Валовая рентабельность | ||||||
| 3. Производственные расходы | ||||||
| Прибыль от производства | ||||||
| Рентабельность производства | ||||||
| 4. Общехозяйственные расходы | ||||||
| 5. Расходы на производство | ||||||
| Операционная прибыль | ||||||
| 6. Проценты за пользование заемными средствами | ||||||
| 7. Налог на прибыль | ||||||
| Чистая прибыль | ||||||
| Рентабельность продаж | ||||||
| Дивиденды | ||||||
| Нераспределенная прибыль | ||||||
Доходы – выручка (отгрузка) компании за период. Её лучше разбить по тем видам/направлениям деятельности или по группам товаров, по которым вам важно контролировать маржинальную прибыль (рентабельность).
Прямые расходы – расходы, непосредственно (прямо) относящиеся к выручке, которую вы указали в доходах. Не было бы выручки, не было бы этого расхода.
Выручка – это стоимость отгруженного товара, то есть сумма, за которую вы продали товар покупателю
Прямые расходы – это себестоимость отгруженного товара, то есть сумма, за которую вы купили отгруженный товар у поставщика
Совет : Включайте в состав прямых расходов только те расходы, которые вы можете посчитать прямым методом – материалы, заработную плату, услуги. Расходы, относящиеся к нескольким видам продукции, лучше учитывать по отдельным статьям затрат.
Производственные расходы – расходы, непосредственно связанные с производственным циклом: заработная плата производственного персонала, аренда цеха, производственные услуги и так далее. Эти расходы считаются условно-постоянными. Они в какой-то части зависят от выручки, например электроэнергия цеха, или сдельная заработная плата рабочих, но в большей части они постоянны.
Общехозяйственные расходы – расходы по обслуживанию вашей основной деятельности: заработная плата бухгалтерии, финансовой службы, услуги маркетинга и зарплата управленцев, служба HR и сервиса – это постоянные расходы, которые никак не зависят от объема выручки.
Расходы по финансовой деятельности – расходы по привлечению заемного капитала.
Показатели рентабельности
Оценить эффективность деятельности компании «одним взглядом» можно посмотрев на показатели рентабельности, которые тоже лучше включить в Отчет о Доходах и Расходах. .
- Маржинальная или валовая прибыль – главный результат деятельности отдела продаж или производственных подразделений.
Маржинальная прибыль (Маржа) = Выручка – Прямые расходы
Маржинальная рентабельность = Маржа/Выручку Показывает сколько «грязной» прибыли вы зарабатываете на каждом рубле выручке. Какую наценку вы должны сделать, чтобы заработать в итоге желаемое количество чистой прибыли.. - Прибыль от производства продукции - это разница между маржинальной прибылью и производственными расходами. Показывает, сколько прибыли формируют вам производственные подразделения.
- Операционная прибыль – прибыль, которая осталась в подразделении компании до уплаты процентов по заемным средствам и налогам. Показывает способность компании обслуживать кредитную нагрузку.
- Чистая прибыль – прибыль за вычетом всех расходов, включая проценты и налоги.
- Рентабельность периода = чистая прибыль / выручку.
- Нераспределенная прибыль – прибыль за минусом выплаченных дивидендов. И именно на величину нераспределенной прибыли должна измениться величина собственного капитала в балансе.
Быстрый чек-тест финансового состояния
Быстро сделать вывод, идет ли все по плану или нужно срочно вмешиваться, можно всего по трем показателям из ОДР:
- План/факт по выручке
- План/факт по марже
- План/факт по чистой прибыли
Как использовать ОДР, чтобы увеличить прибыль
- Определите свою точку безубыточности. Рассчитайте величину прямых расходов на примере прошлого периода, выявите среднюю маржинальность по фактическим отгрузкам и поймите какая выручка вам минимально необходима, чтобы покрыть постоянные расходы.
- Контролируйте маржинальную рентабельность. Любое незначительное отклонение в марже даёт большие потери в чистой прибыли.
- Проанализируйте маржинальную прибыль по группам товаров (видам деятельности). Возможно есть то, что дает вам низкую маржу. А если на этот вид деятельности вы еще и используете заемные средства, то в итоге может быть убыток от этого направления.
- Установите минимальное значение маржинальной рентабельности (наценки) ниже которого нельзя опускаться ни при каких акциях и скидках.
- Проанализируйте величину постоянных расходов (группа производственных и общехозяйственных) за три последних периода. И зафиксируйте величину постоянных расходов.
- Контролируйте не только абсолютное значение каждой статьи расхода, но и относительное - какую долю в выручке занимает статья расхода. Переменные расходы должны изменяться пропорционально выручке, а доля постоянных расходов должна снижаться с ростом отгрузки.
- Планируйте свои доходы и расходы и ежемесячно отслеживайте отклонения.
Выводы
Анализ эффективности деятельности – занятие непростое, и сложность растет с ростом бизнеса. Составить правильную структуру финансовой отчетности, выявить финансовые дыры и предложить пути их устранения – задача для профессионального финансового директора.
Если в вашей компании отсутствует финансовый директор, то возможно вы не владеете всей необходимой финансовой информацией. Решением этой задачи может быть передача финансового учета на аутсорсинг. Наши специалисты имеют большой опыт в таких вопросах, и на протяжении 10 лет мы занимаемся в разных компаниях.
Задавайте свои вопросы в комментариях или обращайтесь в наш офис за консультацией, мы всегда рады помочь.
Управленческие отчеты, их назначение
Отличительные особенности управленческой отчетности от привычной бухгалтерской
Финансовый анализ и планирование на основе управленческих отчетов
Формировать управленческие отчеты надо было всегда, просто к таким внутренним отчетам не применялся термин «управленческий».
Управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, которые формируются на добровольной основе. Основная цель их составления — получить достоверную информацию о состоянии дел предприятия на конкретную дату, например, для предоставления руководству или собственникам предприятия.
Унифицированных форм управленческой отчетности законодательством РФ не предусмотрено в силу добровольности ее формирования, поэтому каждое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать формы отчетности. Как правило, за основу берутся привычные формы бухгалтерской отчетности.
Основное отличие бухгалтерской отчетности от управленческой — в получателе, конечном пользователе. Обязательная бухгалтерская отчетность необходима руководителям — для анализа деятельности предприятия за прошедший отчетный период, для аудиторов и налоговой службы — для проверки правильности отражения фактов деятельности.
Добровольная управленческая отчетность необходима исключительно для руководителя предприятия, его заместителей или иных уполномоченных лиц (управленческий персонал и менеджеры, например), а также для собственников предприятия для анализа работы предприятия и планирования дальнейшей деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе.
Кроме того, бухгалтерская отчетность составляется в целом по предприятию, а управленческую отчетность по необходимости представляют в разрезе структурных подразделений, обособленных подразделений, дочерних компаний и т. д. Такая детализация позволяет выявить проблемные места.
Обратите внимание!
Эксперты по составлению управленческой отчетности отмечают, что перегружать отчеты информацией не стоит, иначе документ будет сложно воспринимать.
Периодичность составления и состав управленческой отчетности зависят исключительно от требований конечных пользователей (например, руководства). Отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и за год.
Как правило, управленческие отчеты включают плановые и фактические показатели. Это позволяет проводить план-фактный анализ и рассчитывать относительные коэффициенты, характеризующие эффективность финансово-хозяйственной деятельности.
Это далеко не полный перечень отчетов, которые могут быть включены в состав управленческой отчетности. Повторимся, что назначение и наполненность отчетов напрямую зависят от требований получателей. Поэтому могут формироваться следующие второстепенные управленческие отчеты:
- о фактической себестоимости продукции в сравнении с плановыми показателями;
- об исполнении производственного плана;
- исполнении маркетингового плана;
- по незавершенному производству;
- о запасах сырья и готовой продукции;
- о дебиторской задолженности;
- о кредиторской задолженности и проч.
Отчет о финансовых результатах
Это едва ли не самый важный управленческий отчет. В нем отражается информация о реальной прибыли/убытках предприятия.
Форма отчета о финансовых результатах (форма № 2) бухгалтерской отчетности утверждена Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н (в ред. от 06.04.2015) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» и имеет достаточно развернутый вид.
В управленческом отчете допустимо как сгруппировывать некоторые строки отчета, так и, наоборот, давать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия).
Конечные получатели документа могут запросить и детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).
Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах — в табл. 1.
Таблица 1
Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах, тыс. руб.
|
Наименование |
Значение |
|
Себестоимость продаж |
|
|
Валовая прибыль (убыток) |
|
|
Прибыль (убыток) от продаж |
|
|
Проценты к уплате |
|
|
Прочие расходы |
|
|
Текущий налог на прибыль |
|
|
Чистая прибыль (убыток) |
Основное, что мы видим из данного отчета — положительный финансовый результат деятельности предприятия: выручка превышает издержки предприятия, которое оно понесло для выпуска и реализации продукции.
Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыли. Для этого, как правило:
- увеличивают цену реализации единицы продукции (что, как следствие, увеличивает размер выручки);
- сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).
При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные издержки, причем первые практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.
Проведем предварительные расчеты для составления планового отчета о финансовых результатах.
Нам известно, что выручка в размере 68 074 тыс. руб. получена с реализации 257 ед. продукции по цене 264 880,00 руб. за ед. (анализируемое предприятие выпускает один вид продукции).
В следующем отчетном периоде планируется реализовать 294 ед.
Таким образом, планируемая выручка составит 77 875 тыс. руб. (264 880,00 руб. × 294 шт.) при себестоимости 64 767 тыс. руб. (220 295,70 руб. × 294 шт.).
Прогнозный отчет о финансовых результатах — в табл. 2.
Таблица 2
Прогнозный отчет о финансовых результатах, тыс. руб.
|
Наименование |
Значение |
|
Себестоимость продаж |
|
|
Валовая прибыль (убыток) |
|
|
Прибыль (убыток) от продаж |
|
|
Проценты к уплате |
|
|
Прочие расходы |
|
|
Прибыль (убыток) до налогообложения |
|
|
Текущий налог на прибыль |
|
|
Чистая прибыль (убыток) |
При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и пр.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитываются только колебания объема реализации.
Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.
Рентабельность основной деятельности (R 1) — это отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки.
В нашем случае R 1 = 10 078 / 68 074 × 100 % = 11 728 / 77 875 × 100 % = 15 %.
Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.
Рентабельность продукции (R 2) — это отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Данный показатель очень важен для анализа эффективности деятельности: он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.
В нашем случае R2 = 8062 / 56 616 × 100 % = 9382 / 64 767 × 100 % = 15 %.
К сведению
На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в кратко- или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны, такие как высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.
По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решения, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.
Управленческий баланс
Форма управленческого баланса не утверждена на законодательном уровне, поэтому рекомендуем воспользоваться бланком привычного бухгалтерского баланса.
К сведению
В зависимости от пожелания конечного пользователя можно удалить ненужные строки баланса, сгруппировать отдельные статьи или, наоборот, детально расписать их (например, заемные средства, если их удельный вес в валюте баланса значителен).
Пример управленческого баланса — в табл. 3.
Таблица 3
Управленческий баланс, тыс. руб.
|
Актив |
Значение |
|
I. Внеоборотные активы |
|
|
Нематериальные активы |
|
|
Основные средства |
|
|
Итого по разделу I |
|
|
II. Оборотные активы |
|
|
Дебиторская задолженность |
|
|
Итого по разделу II |
|
|
БАЛАНС |
|
|
ПАССИВ |
|
|
III. Капитал и резервы |
|
|
Уставный капитал |
|
|
Резервный капитал |
|
|
Итого по разделу III |
|
|
Итого по разделу IV |
|
|
Заемные средства |
|
|
Кредиторская задолженность |
|
|
Итого по разделу V |
|
|
БАЛАНС |
Привычную форму бухгалтерского баланса мы сделали проще — удалили статьи с нулевыми значениями, за исключением раздела IV, чтобы акцентировать внимание на том, что долгосрочных обязательств у предприятия нет.
На основании управленческого баланса рассчитывают основные показатели финансового состояния предприятия. На данном этапе не нужен комплексный анализ отчетности — достаточно акцентировать внимание на проблемных зонах предприятия:
Коэффициент обеспеченности собственными средствами (К ОСС) рассчитывается как отношение разницы собственного капитала и внеоборотных активов к оборотным:
К ОСС = (Итог по разделу III - Итог по разделу I) / Итог по разделу II,
в нашем примере К ОСС = (11 042 - 4 806) / 40 875 = 0,15.
Значение показателя говорит о неудовлетворительной структуре баланса и высокой вероятности неплатежеспособности предприятия в целом.
О хорошем финансовом состоянии предприятия и о возможности проводить им независимую финансовую политику говорит значении показателя больше 0,5.
Коэффициент задолженности (К з) рассчитывается как отношение общих задолженностей предприятия к собственным средствам:
К з = (Итог по разделу IV + Итог по разделу V) / Итог по разделу III;
на анализируемом предприятии К з = 34 639 / 11 042 = 3,14.
Нормативное значение показателя — ниже 1. В противном случае говорят о превышении размера заемных средств над собственными.
На основании полученных результатов можно спрогнозировать модель бухгалтерского баланса на следующий отчетный период, например методом процента от продаж.
Чтобы его составить, необходимы данные:
- о фактических продажах за отчетный период (для нашего примера — 257 ед.), за который составлялся управленческий баланс;
- о планируемом объеме продаж в следующем периоде (для нашего примера — 294 ед.).
Коэффициент изменения объема реализации (К изм) рассчитывается следующим образом:
К изм = Q 2 / Q 1 ,
где Q 1 — объем реализации продукции за предшествующий период, шт.;
Q 2 — объем реализации продукции на планируемый период, шт.,
в нашем случае К изм = 294 / 257 = 1,144.
Размер чистой прибыли по данным прогноза (см. табл. 2) — 9382 тыс. руб. при условии, что предприятие не будет распределять прибыль на дивиденды из-за высокого уровня краткосрочных обязательств, которые необходимо погасить.
Чистую прибыль можно направить, например, на увеличение нераспределенной прибыли (5486 тыс. руб.) и на погашение обязательств (3896 тыс. руб.).
Составим на основании данной методики прогнозный баланс (табл. 4).
Таблица 4
Прогнозный баланс, тыс. руб.
|
Актив |
Значение |
|
I. Внеоборотные активы |
|
|
Нематериальные активы |
|
|
Основные средства |
|
|
Итого по разделу I |
|
|
II. Оборотные активы |
|
|
Дебиторская задолженность |
|
|
Денежные средства и денежные эквиваленты |
|
|
Итого по разделу II |
|
|
БАЛАНС |
|
|
ПАССИВ |
|
|
III. Капитал и резервы |
|
|
Уставный капитал |
|
|
Резервный капитал |
|
|
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
|
|
Итого по разделу III |
|
|
IV. Долгосрочные обязательства |
|
|
Итого по разделу IV |
|
|
V. Краткосрочные обязательства |
|
|
Заемные средства |
|
|
Кредиторская задолженность |
|
|
Итого по разделу V |
|
|
БАЛАНС |
На основании предложенных изменений рассчитаем коэффициенты:
К ОСС = (16 528 - 5 498) / 46 761 = 0,24;
К з = 35 731 / 16 528 = 2,16.
Итак, благодаря мероприятиям, сформированным на основе управленческой отчетности, удалось нарастить независимость предприятия от заемных источников финансирования и улучшить соотношение собственных и заемных средств.
Для закрепления эффекта стоит проанализировать доходность предприятия и найти возможность увеличить уровень прибыли для укрепления финансовой независимости.
Отчет о доходах и расходах
Отчет о доходах и расходах позволяет анализировать объемы денежных потоков, выручки от реализации продукции и затрат на ее производство и реализацию, рассчитывать коэффициенты, характеризующие деловую активность и финансовую устойчивость предприятия.
Сначала на предприятии формируется плановый документ о будущих доходах и расходах, а уже на его основе — фактический управленческий отчет. На его основе и анализируются плановые и фактические показатели.
Пример отчета о доходах и расходах представлен в табл. 5.
Таблица 5
Управленческий отчет о доходах и расходах
|
№ п/п |
Наименование доходов (расходов) |
План |
Факт |
|
|
Доходы |
18 560,00 |
16 704,00 |
||
|
Авансирование ООО «Бета» |
||||
|
Авансирование ООО «Гамма» |
||||
|
Авансирование ООО «Омега» |
||||
|
Окончательный расчет ООО «Бета» |
||||
|
Окончательный расчет ООО «Гамма» |
||||
|
Окончательный расчете ООО «Омега» |
||||
|
Расходы |
||||
|
Оплата заработной платы + страховые взносы |
||||
|
Аванс поставщику ООО «Норман» |
||||
|
Аванс поставщику ООО «Диксит» |
||||
|
Окончательный расчет с поставщиком ООО «Норман» |
||||
|
Окончательный расчет с поставщиком ООО «Диксит» |
||||
|
Арендная плата |
||||
|
Коммунальные услуги |
||||
|
Расходы на телефонию и интернет |
||||
|
Амортизационные отчисления |
Представляя руководству управленческие отчеты, надо быть готовым отвечать на вопросы. Например, если нет доходов — «почему?» В данном случае необходимо выяснить, почему не поступили денежные средства — не было отгрузок, заказчик задерживает оплату и т. д.
Если сильно изменилась расходная часть отчета, возможно, придется подготовить более детализированный отчет по определенным статьям.
Анализ отчета о доходах и расходах позволит заранее понять, что в определенный период на счету не будет достаточного количества денежных средств, например, для авансирования поставщикам. Тогда у руководства будет возможность оперативно отреагировать на ситуацию, например, договориться о переносе сроков авансирования.
Естественно, такие отчеты постоянно корректируются в зависимости от изменений в планируемых платежах.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств (ОДДС) содержит информацию о денежных потоках (по расчетному счету и/или кассе), отражая как планируемые, так и фактические поступления и расходования денежных средств.
По структуре похож на бюджет движения денежных средств (БДДС), отличительная черта — наличие фактических показателей, характеризующих исполнение бюджета.
ОДДС позволяет оценить финансовые возможности предприятия, отслеживать наличие денежных средств на счету и в кассе предприятия, сбалансировать поступления и расходования денежных средств, а значит, контролировать ликвидность и платежеспособность предприятия.
В ОДДС, как и в БДДС, включаются денежные потоки от текущих инвестиционных и финансовых операций.
Текущие денежные потоки — это поступления от реализации продукции, арендные платеж, расходы на оплату услуг поставщиков и подрядчиков, оплата труда работников предприятия, налоговые платежи и др.
Инвестиционные денежные потоки — это операции, связанные с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов, например затраты на опытно-конструкторские и технологические работы, предоставление займов, платежи в связи с приобретением акций и пр.
К денежным потокам от финансовых операций относятся поступления от операций, связанных с привлечением финансирования (денежные вклады, выплаты в связи с выкупом акций, уплата дивидендов, погашение векселей и др.).
Чтобы эффективно планировать расходования и поступления денежных средств, необходимо проводить план-фактный анализ, особенно в кризисной ситуации, когда ухудшается платежная дисциплина и у предприятия может не хватать денег для осуществления платежей.
Управленческий ОДДС повышает эффективность планирования и бюджетирования в целом.
Пример отчета о движении денежных средств представлен в табл. 6.
Таблица 6
Отчет о движении денежных средств за июль 2017 г., тыс. руб.
|
№ п/п |
Показатель |
План |
Факт |
|
Остаток денежных средств на начало месяца |
12 200,00 |
12 200,00 |
|
|
Поступления денежных средств |
|||
|
Поступления по основной деятельности |
|||
|
Авансы заказчиков |
|||
|
ООО «Гамма», договор № 212/Т от 28.06.2017 |
|||
|
Выручка от реализации товаров (работ и услуг) |
|||
|
ООО «Альфа», договор № 12 от 30.01.2017 |
|||
|
ООО «Гамма», договор № 212/Т от 28.04.2017 |
|||
|
ООО «Бета», договор № 17 от 24.03.2017 |
|||
|
ООО «Омега», договор № 1 от 23.12.2016 |
|||
|
ООО «Норма», договор № 7 от 16.02.2017 |
|||
|
Поступления по финансовой деятельности |
|||
|
Поступления по инвестиционной деятельности |
|||
|
Расходование денежных средств |
|||
|
Расходование по основной деятельности |
|||
|
Расчеты с поставщиками |
|||
|
Расчеты за комплектующие |
|||
|
2.1.1.1.1 |
Изделие № 1 |
||
|
Завод им. И. И. Иванова |
|||
|
АО «Альфа» |
|||
|
ООО «Диагональ» |
|||
|
АО «Ярославль» |
|||
|
Прочие поставщики |
|||
|
2.1.1.1.2 |
Изделие № 2 |
||
|
Завод им. И. И. Иванова |
|||
|
АО «Альфа» |
|||
|
ООО «Диагональ» |
|||
|
Прочие поставщики |
|||
|
Оплата труда |
|||
|
Подразделение № 1 (Москва) |
|||
|
Страховые взносы |
|||
|
Подразделение № 1 (Москва) |
|||
|
Подразделение № 2 (Санкт-Петербург) |
|||
|
Общехозяйственные расходы |
|||
|
Подразделение № 1 (Москва) |
|||
|
Услуги связи |
|||
|
Оплата труда (счет 26) |
|||
|
Страховые взносы (счет 26) |
|||
|
Транспортные расходы |
|||
|
Прочие расходы |
|||
|
Услуги связи |
|||
|
Оплата труда (счет 26) |
|||
|
Страховые взносы (счет 26) |
|||
|
Расходные материалы, оргтехника |
|||
|
Расходы на содержание транспорта |
|||
|
Прочие расходы |
|||
|
Расходование по общепроизводственным расходам |
|||
|
Подразделение № 1 (Москва) |
|||
|
Оплата труда (счет 25) |
|||
|
Страховые взносы (счет 25) |
|||
|
Инструменты, материалы производственного назначения |
|||
|
Прочие расходы |
|||
|
Подразделение № 2 (Санкт-Петербург) |
|||
|
Оплата труда (счет 25) |
|||
|
Страховые взносы (счет 25) |
|||
|
Прочие расходы |
|||
|
Налоги |
|||
|
Налог на прибыль |
|||
|
Налог на имущество |
|||
|
Расходование по финансовой деятельности |
|||
|
Расходование по инвестиционной деятельности |
|||
|
Cash flow от основной деятельности |
|||
|
Cash flow от финансовой деятельности |
|||
|
Cash flow от инвестиционной деятельности |
|||
|
Излишек/недостаток денежных средств на конец месяца |
|||
|
Остаток денежных средств на конец месяца |
Первое, на что обратит внимание руководитель или иной конечный пользователь ОДДС — отрицательное значение показателя cash flow.
К сведению
Cash flow — это расчетный показатель по каждому типу денежного потока (текущая, финансовая и инвестиционная деятельность), представляющий собой разницу между поступлениями и расходованиями денежных средств.
Отрицательное значение cash flow свидетельствует о том, что поступления денежных средств ниже расходований. И если бы у предприятия не было остатка денежных средств с предшествующего месяца, оно не смогло бы вносить платежи.
В примере ОДДС представлен в разбивке по выпускаемым изделиям и обособленным подразделениям (Москва и Санкт-Петербург). Руководство может потребовать более детальную разбивку, например, если плановые показатели значительно отличаются от фактических.
На основании ОДДС, например, на месяц, прогнозируется движение денежных средств на следующий месяц с учетом ожидаемых поступлений.
Анализ фактических расходований денежных средств за месяц позволяет классифицировать расходы с точки зрения постоянности и обязательности, сформировать некую «константу», т. е. такой размер расхода денежных средств, который необходим ежемесячно.
На основе реестров платежей и платежных календарей в части поступлений авансов и окончательных расчетов от заказчиков формируется доходная часть ОДДС.
Такое планирование движения денежных средств обеспечивает эффективность управления денежными потоками.
Обратите внимание!
План-фактный анализ ОДДС позволяет установить лимит на остаток денежных средств на конец месяца, чтобы обеспечить платежеспособность предприятия в начале следующего отчетного месяца и на случай неплатежеспособности контрагентов.
Отчет о фактической себестоимости продукции
Одна из основных задач каждого предприятия — сформировать такую рыночную цену, чтобы она покрывала расходы на производство реализуемой продукции, при этом была конкурентоспособной, соответствовала качеству продукции и обеспечивала спрос на рынке.
После того как рыночная или контрактная фиксированная цена сформирована, необходимо постараться удержать себестоимость — в случае превышения себестоимости над ценой предприятие не получит прибыли. Контролировать ситуацию можно с помощью управленческого отчета о фактической себестоимости продукции (табл. 7).
Таблица 7
Отчет о фактической себестоимости продукции, руб.
|
№ п/п |
Статья калькуляции |
План |
Факт |
Изменения, +/- |
|
Затраты на материалы |
||||
|
Страховые взносы |
||||
|
Общепроизводственные расходы |
||||
|
Общехозяйственные расходы |
||||
|
Внепроизводственные расходы |
||||
|
Полная себестоимость |
||||
|
Цена без учета НДС |
В этом отчете отражаются отклонения плановых показателей калькуляции себестоимости от фактических. И если они значительны, необходим дополнительный анализ для выяснения причин.
Как правило, на данном этапе составления управленческой отчетности также устанавливают группу затрат, имеющих наибольший удельный вес в составе себестоимости и на основании этого формируют политику сокращения расходов для увеличения прибыльности продукции. Например, чтобы сократить статьи материальных затрат, перезаключают договоры с поставщиками на более выгодных условиях или ищут новых; чтобы уменьшить фонд оплаты труда, сокращают численность рабочих, привлекают сторонние организации к выполнению работ и т. д.
С учетом мероприятий по оптимизации структуры себестоимости планируется обновленная структура на следующий отчетный период.
Рассмотрим пример составления планируемой калькуляции себестоимости продукции с учетом роста объемов при сохранении общехозяйственных расходов (как неизменяющейся составляющей структуры себестоимости вне зависимости от колебаний объема) на прежнем уровне (табл. 8).
Фактические общехозяйственные расходы на единицу продукции (см. табл. 7) — 41 642,70 руб. при объеме продаж 257 ед. продукции в отчетном периоде. Следовательно, общий размер общехозяйственных расходов — 10 702 173,90 руб. (41 642,70 руб. × 257 шт.).
Планируемый объем реализации на следующий отчетный период — 294 ед. Разделим общий размер общехозяйственных расходов (10 702 173,90 руб.) на планируемый объем, получим удельные общехозяйственные расходы на единицу продукции (36 401,95 руб.).
Остальные статьи затрат принимаются к планируемому периоду в неизменном виде по фактическим данным отчета о себестоимости.
Таблица 8
Планирование структуры себестоимости с учетом предложенных мероприятий, руб.
|
№ п/п |
Наименование статей калькуляции |
Факт |
План |
Изменения, +/- |
|
Затраты на материалы |
||||
|
Затраты на оплату труда основных производственных рабочих |
||||
|
Страховые взносы |
||||
|
Общепроизводственные расходы |
||||
|
Общехозяйственные расходы |
||||
|
Производственная себестоимость |
||||
|
Внепроизводственные расходы |
||||
|
Полная себестоимость |
||||
|
Цена без учета НДС |
Мы оставили неизменными все статьи затрат, включаемые в себестоимость, за исключением общехозяйственных расходов, которые условно не изменяются в зависимости от роста объемов реализации.
Благодаря оптимизации планируемая удельная прибыль на единицу продукции при сохранении розничной цены на прежнем уровне будет увеличена на 5 240,75 руб., на общий прогнозный объем продаж — 1 540 780,50 руб.
Если не планируется никаких мер по оптимизации расходов, в состав планируемой структуры себестоимости, как правило, берутся фактические данные за предшествующий период.
Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности
Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности может быть совмещен в один управленческий документ или разбит на два самостоятельных документа. Он позволяет оценить платежеспособность предприятия и отследить оборачиваемость задолженностей с помощью относительных коэффициентов.
Сам факт образования дебиторской и кредиторской задолженности неизбежен за счет временного разрыва между платежами и передачей готовой продукции.
К сведению
Дебиторская задолженность — денежные средства, которые должны предприятию дебиторы; кредиторская задолженность — денежные средства, которые должно предприятие своим кредиторам.
Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности составляется на конкретную дату, и конечный получатель видит информацию о состоянии расчетов с контрагентами и может оперативно контролировать исполнение обязанностей.
Пример управленческого отчета о дебиторской и кредиторской задолженностях предприятия — в табл. 9.
Таблица 9
Отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях на 21.07.2017
|
№ п/п |
Дебиторы/ Кредиторы |
Сумма, руб. |
Отгрузка |
Произведенная оплата (авансирование) |
Сумма задолженности на 21.07.2017 |
||
|
Дата |
Сумма, руб. |
Дата |
Сумма, руб. |
||||
|
Дебиторы |
|||||||
|
ООО «Бета» |
|||||||
|
Кредиторы |
|||||||
|
ООО «Норман» |
|||||||
Анализируя данные отчета, руководитель увидит, что предприятие 09.06.2017 проавансировало на 80 % ООО «Норман» (880 000,00 руб.). Продукция отгружена в полном объеме 15.06.2017. Но на 21.07.2017 предприятие еще не рассчиталось окончательно — долг в размере 220 000,00 руб.
Одновременно с этим ООО «Бета» внесло аванс (50 %) в размере 5 500,00 тыс. руб., продукция в полном объеме отгружена 23.06.2017. Но окончательный платеж в размере 50 % предприятием не получен.
Как правило, в договорах с контрагентами указываются условия поставок и временной промежуток между поставкой и окончательным расчетом (например, окончательный расчет осуществляется в течение пяти рабочих дней с даты приемки покупателем поставляемой продукции). За нарушение сроков оплаты предполагаются санкции (например, пеня в размере 0,1 % от суммы задержанного платеж а за каждый день задержки).
Поэтому в случае предъявления требований кредиторов предприятие будет вынуждено не только осуществить окончательный расчет, но и выплатить штрафные санкции, а это дополнительные непредусмотренные затраты.
Прочие управленческие отчеты
Управленческий отчет об исполнении производственного плана
Содержит плановые и фактические показатели. По запросу конечного получателя детализируется по цехам.
В идеальном варианте такого рода отчеты необходимо формировать ежемесячно. Это позволит контролировать исполнение годовой производственной программы, видеть общую производственную картину.
Обратим внимание еще и на то, что, как правило, премии производственных работников напрямую зависят от выполнения планов. Поэтому можно предусмотреть также формы объяснительной записки в случае неисполнения производственного плана, которую должны оформлять начальники цехов или иные уполномоченные лица предприятия, обязательно указывая причины срыва сроков (например, выявление дополнительных неисправностей, отсутствие на складе необходимых материалов для завершения производства продукции и др.).
Управленческий отчет об исполнении маркетингового плана
Маркетинговый план (прогноз объемов реализации), как правило, составляет отдел маркетинга.
В отчете об исполнении маркетингового плана отражаются плановые и фактические пказатели. Допустимыми считаются колебания план-фактных значений в пределах 10 %. В противном случае необходимо корректировать план с учетом выявленных отклонений.
Кроме того, необходимо анализировать причины отклонений. Возможно, на рынке появился конкурента с более низкими ценами, покупатели не в состоянии приобретать товары по предложенным ценам и пр.
Управленческий отчет об исполнении маркетингового плана позволяет «держать руку на пульсе» относительно колебаний во внешней среде и оперативно реагировать на изменения:
- мониторить действия конкурентов (в том числе потенциальных);
- повышать или поддерживать конкурентоспособность предприятия;
- отслеживать спрос на продукцию и платежеспособностью покупателей.
Управленческий отчет по незавершенному производству
Незавершенное производство (НЗП) — это продукция, которая не прошла весь производственный цикл. Удельный вес расходов на НЗП в общих расходах предприятия может быть весьма значительным.
Как правило, управленческий отчет по незавершенному производству детализируется — указываются все затраты, включаемые в себестоимость (материальные расходы, оплата труда, накладные расходы и др.), процент выполнения работ и расходование средств по нормативу (например, израсходовано материалов на сумму 1000,00 руб., а норматив готовой продукции — 2000,00 руб., следовательно, процент расходования — 50).
В отчет могут включаться и данные по трудоемкости выполнения работ.
Отчет о запасах сырья и материалов
Запасы сырья и материалов должны обеспечить бесперебойность производственного процесса.
Часто поставщики предлагают скидки при покупке крупных партий товаров, сырья, комплектующих. Но предприятиям следует помнить о том, что расходы на содержание и хранение этих ТМЦ могут превышать выгоду, полученную за счет скидки. В то же время, покупая крупные партии, можно сэкономить на транспортных расходах.
Как говорилось ранее, одной из причин невыполнения производственного плана может быть нехватка материалов на складе. Поэтому отчет о запасах сырья и материалов должен быть сформирован в соответствии с планом производства.
Формируют данный отчет обычно снабженческие структурные подразделения предприятия (отдел материально-технического снабжения, служба материального обеспечения и др.).
При планировании запасов сырья и материалов необходимо учитывать данные производственного плана (обычно годовые) и нормативы расходования сырья и материалов на единицу продукции. Также следует предусмотреть страховой запас материалов на случай изменений во внешней среде (рост спроса, увеличение срока поставки материалов, увеличение стоимости ТМЦ и т. д.).
В управленческом отчете о запасах сырья и материалов должны отражаться и фактические показатели с привязкой с производственному плану.
Отчет о запасах готовой продукции
Формировать запасы готовой продукции необходимо для обеспечения бесперебойности производственного процесса. Но и тут есть свои подводные камни: увеличение запасов готовой продукции увеличивает и расходы на их хранение. А в случае спада спроса эта готовая продукция может вообще оказаться невостребованной. Ситуация только усугубиться, если продукция скоропортящаяся и имеет определенный срок годности.
На предприятии следует установить такой оптимальный объем запасов готовой продукции, который будет соответствоть потребностям потребителей.
Отчет включает плановые и фактические показатели. Иногда руководители требуют дополнительную информацию — планируемый объем производства и реализации, чтобы в одном управленческом отчете были представлены все движения готовой продукции.
Кроме того, аналогично, отчету о запасах сырья и материалов, здесь также нужно учитывать страховой запас на случай возникновения брака на производстве, непредвиденных и форс-мажорных обстоятельств, а также на случай отклонений прогноза объема продаж от фактических показателей.
