GPS-контроль для повышения дисциплины выездных сотрудников. Отслеживание телефонов персонала

Отслеживание перемещений выездного персонала упрощает рабочий процесс и для самого сотрудника, и для работодателя, и для клиента. Персоналу не нужно детально отчитываться за рабочий день, руководство может объективно оценить эффективность работы, а клиент – получить информацию о точном времени визита. Контролировать передвижение каждого сотрудника можно с телефона, планшета или компьютера, для этого достаточно зайти в личный кабинет.

Мобильный контроль сотрудников необходим компании, если:

часть или все сотрудники работают вне офиса;
важно исключить решение личных дел в рабочее время;
требуется отслеживать пробег транспорта и расход ГСМ;
необходимо следить за качеством обслуживания клиентов;
есть потребность оптимизировать рабочий процесс и упростить передачу задач сотрудникам.

Отслеживаем сотрудников с помощью их смартфонов

Для того, чтобы отслеживать перемещение мобильных сотрудников, удобнее использовать его рабочий смартфон или планшет, работающий на операционной системе Android или iOS. Для этого нужно установить на его устройство приложение “ ”. Оно задействует службы геолокации мобильного устройства, интеллектуально адаптируясь к режиму передвижения сотрудника: пешком или на автомобиле.

Для получения координат применяются спутниковые сети GPS и Глонасс, а в условиях города используется дополнительная ориентация по GSM-вышкам и хотспотам WiFi. Такая комбинация позволяет максимально точно определять местонахождения человека на улице и в зданиях, контролировать пробег и скорость автомобиля, но при этом экономично расходовать батарею устройства.

В GPS-маячок можно превратить смартфон или планшет сотрудника

Приложение не просто отслеживает передвижения сотрудников и записывает историю поездок. Оно позволяет общаться с сотрудником, давать распоряжения и ставить задачи, оповещать об изменениях. Вам нужно войти в личный кабинет на любом устройстве, и через встроенный чат вы сможете отправлять мгновенные сообщения выбранному работнику.

Работает в фоновом режиме, не препятствует использованию смартфона, автоматически включается при его включении или после перезагрузки, и практически не влияет на уровень заряда батареи.

Возможности приложения для мобильного контроля сотрудников

Мобильный контроль позволяет оптимизировать организацию труда. Вы будете видеть сотрудника на интерактивной карте с точностью до 5 метров, сможете посмотреть время поездок и простоев, оценить скорость движения. Исключаются злоупотребления рабочим временем и корпоративным транспортом.

Планирование заданий

Сервис “ГдеМои” позволяет назначать сотрудникам задания, планировать работу на заданное время и отслеживать ее выполнение. Задачи могут быть разовыми и регулярными, также возможно интегрировать приложение с корпоративными планировщиками и перемещать задания оттуда.

Система помогает контролировать рабочий процесс – знать, где находится каждый сотрудник и чем он занят, получать информацию о выполнении задачи (фото, файлы и анкетные данные). Кроме этого, приложение подсчитывает пробег, что позволяет точнее компенсировать затраты на топливо.

Прозрачность работы в течение дня

Для удобства сотрудникам присваиваются различные статусы, например, на обеде, готов к новому заданию, занят и т.д. Список статусов создается в веб-интерфейсе, по умолчанию в приложении установлен стандартный набор, но его можно менять под конкретную задачу. Система позволяет создать любое количество списков со статусами, откуда сотрудники или диспетчер смогут выбрать нужный.

Статусы помогают эффективно распределять новые задачи. Каждый этап работы можно выделить подходящим цветом. Время пребывания в каждом статусе и порядок их смены фиксируются в специальном отчете. С помощью чата легко уточнить и прокомментировать задачу, а сотрудник всегда может отправить сообщение для выяснения непонятных деталей. Кроме этого, приложение оснащено тревожной кнопкой для подачи сигнала о помощи.

Измерение эффективности персонала

Система формирует автоматические отчеты, показывающие насколько эффективно работает сотрудник: сколько заданий сделано в срок, провалено или просрочено, сколько времени потрачено на выполнение каждой задачи. Приложение сохраняет историю поездок и всю информацию о работе каждого сотрудника. В результате вы можете контролировать загрузку персонала, рассчитывать затраты на топливо, оценивать уровень обслуживания клиентов, сравнивать производительность сотрудников, отслеживать показатели от месяца к месяцу. Для наглядности доступны понятные отчеты по заданиям, поездкам и другим параметрам.

Система формирует наглядные и понятные отчеты

Интеграция с корпоративными системами

Приложение интегрируется с корпоративными системами C RM и ERP, такими как AmoCRM, МойСклад, 1С, SAP и другими. Информация передается через API либо общепринятые форматы файлов, читаемые в любой системе. Доступна автоматизация выдачи заданий сотрудникам, бухгалтерский учет ГСМ по точным данным. Сервис автоматически формирует путевые листы и оптимизирует маршруты. Виджеты на сайт позволяют отслеживать статус заказа по его номеру, что удобно для клиентов компании и повышает качество обслуживания. Также возможно информировать клиентов о точном прибытии сотрудника.

Клиенты смогут увидеть, где находится их заказ

Узнайте больше об успешных практиках
по управлению работой мобильных сотрудников

Использование GPS-трекеров для персонала

В ряде случаев работу сотрудников удобнее контролировать с помощью специально предназначенных для этого устройств – . Одна из лучших моделей – носимый GPS-трекер “ ” позволяет отследить перемещение сотрудников как на выезде, так и внутри помещения. Устройство длиной в 7 см и шириной в 4 см легко помещается в карман или сумку. Оно защищено от воды и может комплектоваться чехлом из натуральной кожи для ношения прибора на поясном ремне или спецодежде. Такой GPS-маячок можно разместить и в автомобиле, подключить к “прикуривателю” – тогда можно контролировать наемных водителей или сотрудников, работающих на личных машинах.

Точность определения координат обусловлена использованием двух спутниковых систем Глонасс и GPS, а также технологией LBS, передающей информацию о примерном местоположении работника в местах без спутниковой связи. Технология A-GPS (Assisted GPS) ускоряет старт прибора после включения, поэтому система получает данные о координатах в течение 30 секунд.

GPS-трекер S30 можно носить в кармане или на поясном ремне

Аккумулятор мощностью 1300 мАч позволяет маячку длительное время работать автономно – до 400 часов в режиме ожидания. Для отслеживания передвижений можно выбрать один из двух активных режимов трекера:

Непрерывный – подает сигналы постоянно во время движения сотрудника, при остановке переходит в спящее состояние. Время активной работы – до 14 часов. Позволяет максимально точно показать траекторию перемещений.
Интервальный – подает сигнал в установленные промежутки времени, остальное время находится в режиме ожидания. Период работы при подаче сигнала каждые 5 минут – до 5 суток, каждые 10 минут – до 7 суток.

Программа отслеживания телефонов выездных сотрудников

Посредством применения современных технологий по сути является многофункциональным приложением, которое позволяет удаленно вести мониторинг смартфона или иного гаджета, работающего на платформе Android. Данная программа рекомендуется для установки на мобильный телефон сотрудников, не имеющих четкой привязки к рабочему месту. Призвана осуществлять полноценный контроль за деятельностью подчиненных «в полях». Предназначена для оптимизации рабочего времени выездного агента и повышения продуктивности его работы.

Наиболее частые причины использования мобильного мониторинга

Система для отслеживания телефона может быть использована в различных сферах деятельности. Применяется для организации эффективной работы торговых представителей и мерчандайзеров, сервисных инженеров и курьеров, сотрудников служб по вызову и логистических компаний. Наиболее частыми причинами ее внедрения являются следующие.

Необходимость контроля и поддержки вновь нанятого выездного агента. В связи с недостаточно богатым опытом недавно нанятый сотрудник может выполнять поставленные перед ним задачи недостаточно оптимально и так, как по его мнению будет лучше. Поэтому на первых порах руководитель должен быть в курсе всех его действий, чтобы иметь возможность помочь в нужный момент.
Желание разобраться в причинах снижения прибыльности фирмы. Как известно, эффективность и доход компании во многом зависят от продуктивности каждого отдельно взятого сотрудника. Если прибыль падает, значит сотрудник где-то недорабатывает. В ходе отслеживания выездных сотрудников с помощью телефона становится очевидно, что наиболее распространенными вариантами подобных недоработок являются:
- частые перекуры и перерывы на кофе;
- решение собственных вопросов в рабочее время;
- длительные разговоры по мобильному телефону;
- игры на мобильном и посещение социальных сетей в ущерб работе;
- утренние опоздания и ранние уходы;
- беспричинные съезды с маршрута.
Стремление правильно организовать рабочий день руководителя. Нередко начальник устанавливает программу отслеживания на телефоны подчиненных именно для того, чтобы разгрузить свой собственный график. Благодаря этому у него исчезает необходимость ездить вслед за работником по маршруту либо обзванивать клиентов, чтобы проверить и оценить продуктивность работы сотрудника. Экономия времени налицо.

Результаты использования системы по отслеживанию телефона

Применение средств по отслеживанию своих подчиненных по телефонам позволяет непосредственному руководителю держать руку на пульсе событий. Помогает составить комплексную картину трудового дня выездных сотрудников. Благодаря GPS и GSM технологиям появляется возможность производить онлайн-контроль за перемещениями персонала, просматривать график посещения, прописанных в маршрутном листе клиентов, контролировать целесообразность использования рабочего времени. Система мобильного мониторинга дает возможность наилучшим образом спланировать рабочий день подотчетных специалистов, а также осуществлять пошаговый контроль за ходом выполнения работ.

Отслеживание персональных или корпоративных телефонов, которыми пользуются подчиненные, зачастую является необходимым шагом для повышения эффективности работы фирмы в целом. И если вы желаете получить больше информации о доступной и простой в использовании системы отслеживания телефона посетите сайт сервиса .

Если компания выдает сотрудникам корпоративные телефоны, то у работодателя есть право устанавливать на них приложения для отслеживания трафика в интернете, звонков и сообщений. Делается это по ряду причин. Во-первых, мониторинг мобильных устройств позволяет предотвращать кражи. Во-вторых, это гарантирует соблюдение корпоративного кодекса и предотвращает утечку корпоративной информации. В-третьих, позволяет вовремя реагировать на разные формы домогательства в офисе, если они происходят на рабочем месте в интернете.

Косвенная польза мониторинга в том, что сотрудники, зная о наблюдении, мотивированы выкладываться на максимум своих усилий.

Недостатки корпоративного мониторинга

Не все люди воспринимают слежение как норму: некоторые офисные работники чувствуют себя не комфортно, зная о мониторинге, и это сказывается на их эффективности. В отдельных случаях это подрывает доверие между сотрудником и работодателем, которое очень важно для длительного и плодотворного сотрудничества. Наконец, люди просто не хотят, чтобы работодателям стали известны подробности их личной жизни, такие как, например, семейный статус, сексуальная ориентация или проблемы со здоровьем.

В политике компании должно быть четко обозначено, как должны использоваться на рабочем месте мобильные устройства, компьютеры и Интернет. Каждый сотрудник должен видеть, какие у него права и обязанности. Также в этом документе должно быть прописано, как и для чего работодателем применяются мониторинговые приложения, а также как данные будут храниться или удаляться.
Сотрудникам надо объяснить, как неправильное обращение с корпоративной информацией может сказаться на их компании и на них самих. Тогда они с ясной головой смогут принять тот факт, что на рабочем месте их анонимность и приватность будет ограничена. Если сделать все это заранее, это избавит от попадания в суд дел о вторжении в личную жизнь.
Наконец, программа для мониторинга должны быть максимально благонадежными и функциональными, чтобы ничего не упустить из внимания. Для этих целей идеально подходит приложение . Оно оперативно уведомляет о любых подозрительных действиях со стороны сотрудников в рабочее время. Приложение гарантирует предотвращение таких неприятностей, как неавторизованный доступ к корпоративной информации, кража и растрата ресурсов компании.

Для компаний, которые хотят хранить всю информацию на своих серверах, мы предоставляем услугу — «собственный сервер под ключ».

Здравстрвуйте!

В течение рабочего времени работник должен исполнять трудовые обязанности (ст. 91 ТК РФ), которые, по сути, не должны относиться к его частной жизни, и следовательно, на первый взгляд, процесс постоянного дистанционного наблюдения за работником не должен считаться вмешательством в его личную жизнь. .
Персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных").
Согласно ст. 85 ТК РФ персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Под обработкой персональных данных в данной норме понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
Статьей 86 ТК РФ установлены требования, которые должен соблюдать работодатель при обработке персональных данных работника. В частности, обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Кроме того, при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
В силу ст. 21 ТК РФ работник имеет право на получение полной достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
Из изложенного можно сделать вывод, что для установки GPS приложения необходимо не только предупредить работников, но и получить их письменное согласие, кроме того, неправомерно устанавливать данную программу для каких-либо иных целей, связанных с обеспечением личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, а также обеспечения сохранности имущества.
Письменное согласие работников может быть получено, например, путем составления дополнительного соглашения к трудовому договору либо путем проставления работником подписи и записи о согласии на приказе о внедрении данного контроля. Необходимо также издать приказ о введении такой системы с указанием причин введения, а также даты начала работы; внести соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка, дополнив их соответствующим разделом (пунктом) о работе системы контроля GPS, а также с обоснованием причин введения данного контроля, а затем ознакомить работников с этими документами.
Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ).

Проблем будет меньше, если все-таки это будет служебные смартфоны.

GPS-устройства по назначению делятся на две большие категории: автомобильные и персональные. В обеих категориях есть модели для использования в личных и служебных (коммерческих) целях. Последние обладают расширенным набором функций. Существуют персональные трекеры и маячки для контроля перемещений туристов, детей и пожилых людей. Еще одна категория лиц, которых можно и нужно контролировать при помощи GPS – это сотрудники, работающие на выезде. Руководители многих предприятий внедряют контроль сотрудников по GPS для повышения трудовой дисциплины и эффективности работы подчиненных.

Почему выездных сотрудников необходимо контролировать

В ряде компаний, занимающихся продажами или предоставлением услуг, штат состоит преимущественно из выездных (полевых, мобильных) сотрудников, а в офисе работает только администрация и диспетчер-координатор. Вот некоторые категории выездных сотрудников:

торговые представители оптовых компаний, которые объезжают розничные точки для контроля запасов товара и формирования заказов на новые поставки;
специалисты по прямым продажам, торговые агенты, которые реализуют продукцию непосредственно конечным потребителям;
рекламные агенты, занимающиеся поиском рекламодателей и заключением договоров с ними;
мастера, осуществляющие ремонт инженерных коммуникаций, бытовой и компьютерной техники на дому (в офисе) у заказчика;
замерщики;
монтажники, подключающие интернет, слаботочные сети, устанавливающие окна и двери, осуществляющие сборку мебели и т. п.;
сотрудники мувинговых (организация переездов), клининговых (профессиональная уборка) агентств, компаний типа «муж на час» и специалисты по предоставлению любых других услуг на выезде.

Такое ведение бизнеса в последнее время получило широкое распространение:

работа «в поле» увеличивает объемы продаж торговых и рекламных агентств;
арендуя небольшой офис, можно расширять штат сотрудников;
для фирм, занимающихся ремонтом техники, нет необходимости в оборудовании стационарной мастерской.

Основной минус данной схемы – это сложность контроля местонахождения сотрудников, учета рабочего времени и координации действий. Если диспетчер фирмы с большим штатом сотрудников одинакового профиля принимает новый срочный заказ, без отслеживания сотрудников по GPS ему сложно сориентироваться, кого удобнее направить на вызов, кто ближе к заказчику, в результате снижается эффективность работы, нерационально используется время. В отсутствии контроля снижается дисциплина и возникают ситуации, из-за которых страдает репутация фирмы, начинается отток клиентов, снижается доход. Самые распространенные проблемы:

Выездной сотрудник не может правильно составить рабочий график, в результате опаздывает к клиенту, заказчику.
Мастер сообщает диспетчеру, что клиент отказался от услуг или оплатил только диагностику, а сам договаривается с ним напрямую, задерживается и выполняет ремонт.
В рабочее время с использованием служебного оборудования мастер подрабатывает «на стороне».
Торговый представитель позже выходит на маршрут или раньше с него уходит, в результате не успевает обойти все намеченные точки. Если такая ситуация повторяется систематически, клиенты начинают искать новых, более ответственных поставщиков.
Сотрудник занимается в рабочее время решением личных проблем и не является к некоторым клиентам, а диспетчеру объясняет, что на одном из объектов из-за сложности заказа задержался дольше, чем предполагалось, или застрял в пробке.

Как организовать контроль

Существует несколько способов организации контроля и координирования работы выездных сотрудников:

обмен звонками или SMS-сообщениями между сотрудниками и диспетчером, передача заказов и отчетов;
GPS-мониторинг сотрудников, оснащенных персональными маячками или трекерами;
использование специальных компьютерных программ, так называемых инструментов field management (Task24, «Мобифорс», Planado, Start Control), основанных на использовании GPS-технологий, с созданием личного кабинета для каждого сотрудника и возможностью интеграции с 1С.

Контроль посредством мобильной связи не очень удобен и ненадежен. Не везде есть покрытие, не всегда мастеру или агенту удобно говорить по телефону. Главное – отследить местонахождение сотрудника диспетчер не может и вынужден верить ему на слово. Онлайн-сервисы предоставляет максимально широкие возможности для контроля, управления и координации, но помимо приобретения планшетов, смартфонов или GPS-трекеров для сотрудников требуют установки дорогостоящего ПО или внесения ежемесячной абонплаты.

Один из наиболее известных в России инструментов field management для контроля выездных бригад – это онлайн-сервис Planado. Он не только визуализирует местонахождение каждого сотрудника на карте, отслеживает его перемещение и соотносит с местонахождением заказчика, но и решает множество других задач. Это онлайн-планирование нарядов, создание чек-листов (пошаговых инструкций по выполнению заказа для мастеров), прием фотоотчетов, рассылка напоминаний заказчикам, автоматизация отчетности. В интернете можно встретить одобрительные отзывы сотрудников о GPS-сервисе. Руководители фирм подтверждают, что его внедрение повысило эффективность выездной работы и позволило сократить штат диспетчеров.

С финансовой точки зрения золотая середина – это слежение за сотрудниками по GPS с использованием стандартного сервиса мониторинга, например, специализированного сервера GPS Маркер. Всем сотрудникам выдаются GPS-трекеры или маркеры, получающие координаты от спутников и передающие их на сервер. Диспетчер получает эту информацию с сервера и видит на карте точку, где находится сотрудник, и маршрут, по которому он движется.

Преимущества GPS-контроля сотрудников

При осуществлении GPS-мониторинга без использования дополнительного ПО затраты сводятся к обеспечению всех сотрудников GPS-устройствами. В качестве альтернативы персональному трекеру можно использовать смартфон со специальным приложением. Сервисы для персонального трекинга позволяют привязать к одному аккаунту до пяти устройств и контролировать их бесплатно. Для корпоративных клиентов существуют доступные тарифы, позволяющие за небольшую плату отслеживать перемещения множества трекеров.

Контроль посредством трекеров является пассивным, все, что требуется от сотрудников – это носить устройство с собой и держать его включенным. Сигнал принимается и отправляется независимо от действий носителя, исключен обман, как при контроле через мобильную связь. На первых порах внедрение GPS-контроля и онлайн-инструментов field management вызывает сопротивление выездных сотрудников. В обоих случаях они недовольны тем, что их контролируют, посягая на привычную свободу, но при использовании онлайн-сервисов недовольство усиливается из-за того, что нужно потратить время и силы, чтобы научиться пользоваться системой. Освоить правила пользования трекером значительно проще.

Психологическое отторжение нововведения лишь временное явление, вскоре сотрудники привыкают, хотя некоторые и увольняются. Так происходит отсев наименее дисциплинированных. Затраты на внедрение GPS-контроля быстро окупаются:

можно контролировать перемещение сотрудника по маршруту и обнаруживать отклонения от него, что исключает решение личных проблем в рабочее время и подработки на стороне;
контролируется посещение всех намеченных точек;
ведется учет рабочего времени – видно, когда сотрудник вышел на маршрут и когда сошел с него, во сколько явился к клиенту;
помимо учета опозданий сотрудников GPS-метка позволяет отслеживать, сколько времени мастер провел на вызове и соотносить это время с объемом выполненных работ (снижается вероятность «левого» заработка, выполнения работ вне наряда);
повышается дисциплина сотрудников, сокращается недополучение прибыли фирмой;
упрощается координация работы выездных бригад – диспетчер видит на карте местонахождение всех сотрудников и может учитывать его при распределении вызовов;
при интеграции с другими онлайн-сервисами можно оптимизировать маршрут сотрудников, пользующихся служебным транспортом, с учетом пробок.

GPS-устройства – это простой и удобный способ отслеживания маршрутов выездных сотрудников, учета их рабочего времени и координации деятельности. Диспетчер-контролер оперативно получает объективную картину перемещений сотрудников без дополнительного обзвона. В результате возрастает эффективность труда, в течение рабочего дня выездной сотрудник может выполнить больше заказов. Повышение дисциплины сотрудников идет на пользу репутации фирмы, а отслеживание частных подработок в рабочее время приносит дополнительный доход.